Optimalizace procesů na ÚMČ Praha 10
Optimalizaci veřejných služeb a úřadu by bylo možné rozdělit na následující oblasti:
- optimalizaci procesů na Úřadě městské části Prahy 10,
- optimalizaci zpracovávaných agend,
- optimalizaci školských zařízení,
- optimalizaci sociálních služeb,
- optimalizace správy majetku,
- elektronizaci agend veřejné správy.
Mapy procesů
Úřad MČ realizuje již 15 let systém kvality ISO 9001. V rámci ročního cyklu vyhodnocování systému kvality dochází k postupným a průběžným změnám, které jsou zpětně promítány do dokumentace a systému kontroly a vyhodnocování. ÚMČ má zpracovány a popsány mapy všech procesů probíhajících na úřadě. Dokumentace obsahuje 63 hlavních procesů, které pokrývají všechny činnosti úřadu v samosprávné činnosti i výkonu přenesené působnosti.
Optimalizace procesů na úřadě tedy probíhá formou změn již zpracované a v praxi zavedené dokumentace. Probíhá průběžně a do dokumentace se promítají změny v oblasti legislativy, jsou doplňovány procesní mapy, jsou aktualizovány např. požadavky na kompetence pracovníků zajišťující aktualizované agendy, do dokumentace se promítají změny ve struktuře úřadu,..atd.)
Řízení rizik
Odbory ve smyslu interní instrukce vyhodnocují 1 x ročně rizika formou jejich aktualizování. Hodnocení rizik se dále vyhodnocuje ve Zprávě z přezkoumání QMS. Úřad má tedy zavedený nástroj, kterým vyhodnocuje způsobilost úřadu na mimořádné potenciální hrozby, které činnost úřadu mohou ovlivnit. Nad tímto systémem je vytvořen systém kontroly a jednotlivá opatření k nápravě nebo konkrétní realizace potřebných kroků je promítnuta do cílů odborů, které se opět 1x ročně sledují a vyhodnocují. Interní a externí aspekty jsou zahrnuty i v Příručce kvality QS 42-01.
Optimalizace finančního řízení
S ohledem na neudržitelný stav financí probíhá v současné době na úřadě optimalizace v oblasti finančního řízení. Nutnost změn je dána tím, že investiční, ale i provozní náklady byly kryty v sestavovaných rozpočtech prodejem majetku v tak velkém rozsahu, který je do budoucna neudržitelný. Tento stav vyvolává okamžitou potřebu rychlých změn ve způsobu financování konkrétních aktivit a výrazně ovlivňuje a v budoucnu ovlivní nutnost optimalizace řady činností a jejich rozsahu, které úřad doposud zajišťuje. Proto došlo např. k revizi Zásad pro pronajímání bytů svěřených do správy MČ Praha 10, kdy je přihlíženo k sociální potřebnosti žadatele. Dochází k přesnějšímu plánování investic pomocí akčního plánování.
RMČ Praha 10 schválila nákup elektrické energie a zemního plynu pro MČ Praha 10 a zřízené organizace na komoditní burze. Tím došlo k optimalizaci finančních nákladů.
Zásady pro hospodaření v období rozpočtového provizoria MČ Praha 10
Optimalizace zpracovávaných agend
Veškeré agendy úřadu (samosprávné i v přenesené působnosti) jsou zmapované v procesních mapách. ÚMČ je zapojen do Benchmarkingové iniciativy 2015 (BI) a využívá porovnání dosažených výsledků s dalšími srovnatelnými municipalitami k řízení a změnám. Přístup k výstupům BI mají pracovníci na úrovni odborů, kteří mají možnost analyzovat sledované ukazatele. Aktuálně se v rámci této iniciativy sleduje více než 53 agend / ukazatelů. Zpracovává se tzv. Profil úřadu tj. porovnání s ostatními subjekty zapojenými v BI a zejména zařazenými v pracovní skupině A. MČ pravidelně vyhodnocuje a porovnává výsledky zejména s většími městy např. Kladno, Hradec Králové, Zlín, Pardubice apod. a to zejména v agendách, kde dochází k nějakých výkyvům nebo značným rozdílům.
Řada agend v přenesené působnosti, které úřad zpracovává ze zákona, probíhají procesem optimalizace, což znamená řadu neustálých drobných i velmi náročných změn v organizaci úřadu.
Řada změn probíhá i na úrovni samosprávných agend. Např. příprava na Zóny placeného stání (ZPS) bude vyžadovat náročnou změnu ve struktuře odboru dopravy a životního prostředí. Zcela nová agenda bude vyžadovat i přijetí nových pracovníků úřadu a vše, co s příjmem nového pracovníka souvisí – vyškolení, materiálové zabezpečení a tp. Takové změny probíhají na úřadě průběžně.
Optimalizace školských zařízení
Optimalizace v oblasti škol a mateřských školek probíhá průběžně. MČ zpracovala pasport všech MŠ a ZŠ a na základě připravených odborných podkladů postupuje při rekonstrukci budov podle tohoto dokumentu a připravuje plán rekonstrukcí pro následující období.
MČ má zpracovanou demografickou studii zaměřenou na vývoj počtu dětí a žáků a tím potřebnosti školských zařízení.
Odbor školství spolupracuje s Odborem majetkoprávním na navyšování kapacit základních a mateřských škol. V roce 2019 se navyšování kapacit MŠ a ZŠ týkalo následujících projektů:
- dokončit projektovou dokumentaci ZŠ V Olšinách,
- dokončit projektovou dokumentaci a schvalovací řízení výstavby a následně vybrat dodavatele a zahájit stavbu nové MŠ Bajkalská,
- dokončit rekonstrukci školní kuchyně a jídelny ZŠ Hostýnská,
- zprovoznění nové kuchyně MŠ Kodaňská,
- zprovoznění MČ Nad Vodovodem.
Upřesňování těchto cílů probíhá 1x ročně formou stanovování cílů jednotlivých odborů a výsledky jsou vyhodnocovány ve Zprávě z přezkoumání QMS.
Optimalizace sociálních služeb
MČ v roce 2019 přistoupila k omezení některých dílčích služeb (doprava pro hendikepované občany k lékaři či na úřad) a ukončila provoz pohotovosti, kterou zcela financovala ze svých prostředků. Lékařskou pohotovost nyní provozuje Fakultní nemocnice Královské Vinohrady.
Optimalizace správy majetku
V roce 2019 měl Odbor hospodářské správy ÚMČ Praha 10 řadu úkolů, které souvisejí s optimalizováním správy majetku městské části, případně nákladů, které se správou majetku souvisejí. Konkrétní cíle:
- spolupráce s Odborem majetkoprávním ÚMČ Praha 10 při přípravě projektové dokumentace a výběru dodavatele pro zajištění kompletní rekonstrukce budov ÚMČ Praha 10,
- příprava pro projekt společného nákupu elektrické energie a telekomunikačních služeb včetně příspěvkových organizací,
- zajistit opravu – rekonstrukci zasedacího sálu v budově ÚMČ P10 (B/1.patro) dle požadavků inspekční zprávy f. SGS,
- zajistit opravu – rekonstrukci hlavního rozvodu topení v budově ÚMČ P10.
Elektronizace agend veřejné správy
V roce 2019 se realizují tyto projekty, které s elektronizací agend na ÚMČ souvisejí:
- dokončení přesunu všech úloh na novou IT infrastrukturu,
- dokončení projektu elektronické skartace,
- nasazení nového systému docházky, personálního a mzdového systému,
- optimalizace tiskových služeb – centralizace,
- integrace prvků eIDAS do IS MČ Praha 10.